TravelNote bevat een groot aantal modules.
Een totale opsomming geven van al deze functionaliteiten is niet mogelijk, daarom geven we hieronder een overzicht van de meest belangrijke modules binnen TravelNote met een beperkte omschrijving.
Basisbestanden
De basisbestanden binnen TravelNote zijn er om in een latere fase bij de creatie van een dossier of in een andere module gemakkelijk opzoekingen te kunnen doen aan de hand van keuze lijsten.
De belangrijkste basisbestanden zijn: betaalmethodes, btw-codes, postcodes, munten en wisselkoersen, landen met hun iata codes.
De landen bevatten uitgebreide informatie zoals vaccinaties, visum info, veiligheidsadvies, risico’s, ambassade gegevens.
Tevens kunnen aan de landen standaard teksten gekoppeld worden die automatisch worden opgenomen in het dossier.
Leveranciersbeheer
De leveranciersfiche bevat naast de gebruikelijke informatie van de leverancier ook de volgende zaken: de betalingstermijn, indicatie voor volgende zaken: buitenlandse leverancier, touroperator, verzekeraar. Ook hier kan men onbeperkt contactinfo opgeven voor de leverancier.
Artikelbeheer
Het artikelbeheer binnen TravelNote laat u toe om de artikelen te definiëren. Aan ieder artikel kan u een leverancier koppelen zodat u in een later stadium de omzet per leverancier kan opvragen in de rapporten of de statistieken. Tevens kan u een marge opgeven en een vaste kost indien dit artikel voorkomt in een dossier. Als laatste parameter kan u opgeven of dit artikel volledig moet betaald worden door de klant bij de betaling van het voorschot. Aan deze artikelen kunnen ook bijkomende parameters toegekend worden zoals periode gebonden prijzen, stockbeheer, ...
Documenten
Het programma is in de mogelijkheid om verschillende documenten af te drukken, al dan niet gerelateerd aan het dossier. Wat betreft dossier gebonden documenten kan men o.a. volgende documenten afdrukken: offerte, bestelbon, kwitantie, verkoopfactuur, creditnota, diverse brieven betreffende openstaande voorschotten, te betalen saldo’s, status reisdocumenten, ...
Naast de dossierdocumenten kan men templates aanmaken voor brieven die op eenvoudige wijze kunnen afgedrukt worden.
Verblijfsdatabank
De verblijfsdatabase binnen TravelNote laat u toe om per land / regio / locatie / verblijfsplaats bevindingen bij te houden van uw klanten. U kan op verschillende items een score plaatsen.
Op deze manier kan u een referentie databank aanmaken voor latere consultatie. Dit kan vooral handig zijn wanneer u met meer dan een persoon werkt binnen het / de kanto(o)r(en).
Een collega is meestal niet op de hoogte van de bevindingen van een klant die behandeld werd door een andere collega. Tevens zijn er geavanceerde zoekmogelijkheden aanwezig om snel bepaalde verblijven terug te vinden die voldoen aan bepaalde criteria.
Ook de mogelijkheid is voorzien om eventuele foto’s te koppelen aan een item in de verblijfsdatabank.
Rapporten
TravelNote bevat een geavanceerde rapporgenerator. Standaard komt TravelNote met een aantal rapporten.
Deze rapporten kunnen echter aangepast worden door de gebruiker of nieuwe rapporten kunnen aangemaakt worden. De rapporgenerator laat u toe om de documenten af te drukken of op te slaan in verschillende bestandsformaten waaronder pdf.
Tevens is er de mogelijkheid om een rapport rechtstreeks te versturen via mail vanuit de rapport module.
Indien u suggesties heeft voor nieuwe rapporten, dan mag u dit steeds doorgeven aan TravelNote, indien deze interessant bevonden worden zullen wij kijken voor de creatie van deze documenten.
Alarmlijsten
TravelNote bevat verschillende alarmlijsten die u waarschuwen en u toelaten de nodige stappen te ondernemen. Zo kan u steeds waarschuwingen raadplegen onderaan uw scherm wat betreft openstaande saldo’s die moeten betaald worden, ontbrekende reisdocumenten, niet betaalde voorschotten en waarschuwingen van het telefoonlog en de agenda.
Een overzicht van de openstaande alarmitems kan ook optioneel gepresenteerd worden bij het openen van het programma.
Vanuit de alarmlijsten kan u dan acties ondernemen zoals het versturen van de gepaste brieven, rappels, ...
Mailings
TravelNote bevat een krachtige mailings engine die samenwerkt met de interne tekstverwerker. U kan de gewenste doelgroep selecteren via een groot aantal parameters zoals interesses, reeds bezochte landen, familiale situatie en de gevonden resultaten mergen met standaard brieven of zelf aangemaakte templates. Deze kan u dan afdrukken voor versturing via de post of u kan deze tevens versturen via email.
Klantenbeheer
De klantenfiche binnen TravelNote is uiterst volledig. Naast de gebruikelijke gegevens is er ook plaats voor eventuele bedrijfsgegevens en kan via een optie gekozen worden om de bedrijfsgegevens te gebruiken bij de creatie van een dossier. Tevens kan onbeperkt contactinfo opgegeven worden. Er is ook ruimte voorzien voor een intern commentaar binnen het kantoor van deze klant en een klant kan geblokkeerd worden voor nieuwe dossiers of een optie kan aangezet worden om een waarschuwing te geven wanneer men een nieuw dossier aanmaakt.
Naast deze informatie kan men ook de familiale situatie ingeven van de klant, op deze manier kunnen de familieleden automatisch worden opgenomen in het dossier als passagiers door een simpele klik.
Ook kan men de klant toevoegen aan interessegroepen. Aan de hand van deze interessegroepen kan men dan mailings gaan doen naar een deel van de klantenpopulatie. TravelNote kan de electronische identiteitskaart inlezen waardoor uw klantenfiche automatisch is aangevuld met de gegevens op de kaart, hierdoor verminderd de kans op fouten.
Derdenbeheer
TravelNote bevat een module voor het beheer van derden. Dit zijn contacten die geen klanten of leveranciers zijn.
Deze derden kunnen ook opgenomen worden in de zoekroutines om snel klanten, leveranciers en dus ook derden terug te vinden.
Dossier
Het dossier vormt de kern van TravelNote.
Het dossier bestaat uit verschillende onderdelen.
- Als eerste item hebben we de dossierblokken. Dossierblokken zijn een omschrijving van de reis, zowel verblijven, transport, ... Blokken kunnen op een eenvoudige manier aangemaakt worden door middel van templates. Een template laat u toe om snel een dossierblok aan te maken door u een paar vragen te stellen. Het programma zal dan aan de hand van de antwoorden een mooie dossiertekst aanmaken. U kan natuurlijk zelf templates aanmaken of de bestaande templates wijzigen. Ook ter hoogte van de dossierblokken hebben we de verwerking van btn. Door een btn-bestand te verwerken zal TravelNote proberen het dossier zo volledig mogelijk in te vullen, zo kan hij de leveranciers terugvinden aan de hand van de leverancierscodes, kan hij de deelnemers invullen en kan hij de prijsinformatie reeds invullen. U kan natuurlijk altijd zaken wijzigen aan het voorstel dat TravelNote doet.
- Een tweede item zijn de deelnemers. Per deelnemer kan u opgeven of hij/zij een annulatieverzekering heeft, een bijstandsverzekering heeft of een andere verzekering. Steeds kan u een verzekeraar opgeven, het polisnummer en een omschrijving. De deelnemers kan u op eenvoudige wijze toevoegen aan het dossier indien het om een gezinsvakantie gaat. Door een druk op de knop geeft u aan TravelNote de opdracht om de familiale relaties van de klant te importeren ter hoogte van de deelnemers. Hierdoor worden alle familieleden automatisch opgenomen in het dossier.
- Een derde item zijn de commentaren. Hier kan u een intern commentaar opgeven voor het dossier, dit commentaar is dus niet zichtbaar op de documenten. U kan tevens nog een zichtbaar commentaar ingeven, dit commentaar komt dan wel op de diverse documenten. Tevens kan u hier de verschillende landen selecteren die de reis aandoet. Aan ieder land kan u namelijk ter hoogte van de basisbestanden informatie teksten koppelen. Door de selectie van de landen in het dossier zullen deze informatieve teksten automatisch worden opgenomen in het dossier.
- Een vierde item zijn de artikelen. Hier kan u op een eenvoudige manier artikelen toevoegen, wijzigen of verwijderen in het dossier. Tevens kan u per artikel een vaste kost, een marge en een korting opgeven. Door de koppeling van de artikelen aan de leveranciers worden de meeste zaken reeds automatisch ingevuld en heeft u later een controle op de cijfers bij het inboeken van de aankoopfacturen van de leverancier.
- Het laatste item zijn de kosten. De structuur van de kosten is praktisch gelijk aan deze van de artikelen met uitzondering dat hier geen mogelijkheid aanwezig is om een korting toe te staan.
Financieel
TravelNote bevat een uitgebreide financiële module. In eerste instantie bestaat deze uit een kasdagboek en een bankdagboek. Binnen TravelNote hebt u de mogelijkheid om verschillende kassa’s aan te maken en kan u voor iedere kassa een kastelling uitvoeren. Tevens is de mogelijkheid voorzien om aankoopfacturen in te boeken en deze te koppelen aan dossiers om uw rendement te berekenen en te controleren of de marges wel overeenkomen met de cijfers. Ook individuele verkoopfacturen kunnen aangemaakt worden binnen TravelNote zonder koppeling aan een dossier.
Interne agenda
TravelNote bevat een interne agenda waar iedere werknemer van het / de kanto(o)r(en) toegang heeft en zijn afspraken kan plaatsen of de afspraken van een collega kan raadplegen. Afspraken die dichtbij komen worden ook gemeld in de alarmlijsten van TravelNote.
Statistieken
De statistiek module laat u toe om verschillende rapporten aan te maken met statistische gegevens. Tevens hebt u hier de mogelijkheid om gebruik te maken van de geîntegreerde pivot module om draaitabellen aan te maken met de gegevens die aanwezig zijn in de dossiers.
Tekstverwerker
De software bevat een interne tekstverwerker die de meest nodige functionaliteiten bevat voor het aanmaken van professionele brieven en documenten. De tekstverwerker laat u toe om documenten aan te maken en deze af te drukken of in een pdf-bestand op te slaan. De gemaakte brieven kunnen gekoppeld worden aan een dossier zodat deze beschikbaar blijven.
Telefoonlog
TravelNote bevat een telefoonlog. Dit log laat u toe om uw oproepen te registreren in de databank. Aan een item in het log kunnen een aantal taken gekoppeld worden. Op deze manier kan u zien of u of een collega nog iets moet doen voor een gekregen oproep. Het tijdstip en de gebruiker die de oproep ontvangen heeft worden automatisch geregistreerd door TravelNote.
Deze module kan handig zijn wanneer u met meerdere personen werkt binnen het kantoor en bepaalde zaken zeker moeten opgevolgd worden.
Ticketing
TravelNote bevat een volledige ticketing module die u toelaat om Amadeus en Rail1 bestanden te integreren en op deze manier zeer snel de facturatie uit te voeren naar de klant toe.
TravelNote bevat een speciale module die constant gaat gaan pollen of er bestanden beschikbaar zijn van Amadeus en Rail1 op het netwerk en deze automatisch gaat integreren in de TravelNote database zodat deze beschikbaar zijn voor de gebruikers.
Deze lijst is slechts een beperkte opsomming van bepaalde functionaliteiten die aanwezig zijn in TravelNote.
